Felkészülés egy találkozóra vagy találkozóra. A tárgyalás művészete: Hogyan készüljünk fel egy fontos találkozóra

Helló! Ebben a cikkben arról fogunk beszélni, hogyan kell lebonyolítani az első találkozást az ügyféllel, hogy az hosszú távú együttműködéssé fejlődjön.

Ma megtanulod:

1. Melyek az ügyféllel való találkozó szakaszai;
2. Hogyan készüljünk fel a közelgő tárgyalásokra;
3. Néhány üzleti etikett technika, amely segít gyorsan felvenni a kapcsolatot egy potenciális ügyféllel.

Az első találkozás jelentősége és célja

Annak az embernek, akinek munkaköri feladatai részeként új ügyfeleket kell találnia és meg kell találnia, az első találkozás nagyon fontos. A szerződés aláírása és leggyakrabban a szerződés nagysága a tárgyalások sikerességétől függ. Ezért egy ilyen eseményt nagyon felelősségteljesen kell megközelíteni.

Amikor tárgyalásokat folytat egy ügyféllel, meg kell értenie, hogy az első találkozó nem mindig ér véget a szoros együttműködésről szóló szerződés aláírásával. Ez csak az első lépés a sikeres üzleti kapcsolat felé vezető úton.

Amikor először találkozik egy potenciális ügyféllel, mindenekelőtt a következő célokat kell elérnie:

• Határozza meg, hogy az ügyfél ígéretes és kész-e az együttműködésre;
• A beszélgetőpartner elsődleges szükségleteinek kialakítása;
• Határozza meg az ügyfelet érdeklő áruk és szolgáltatások körét;
• Ingyenes termékminták (mintavevők) használatának felajánlása;
• Kérje meg beszélgetőpartnerét, hogy fejtse ki véleményét az Ön által kínált termékről.

A találkozó fő célja, hogy ne egy terméket, hanem önmagad adj el. Minden tőle telhetőt meg kell tennie annak érdekében, hogy az ügyfél jóindulatát és érdeklődését elérje.

Felkészülés az ügyféllel való találkozóra

Annak érdekében, hogy az első tárgyalások sikeresek legyenek, alaposan fel kell készülnie rájuk. Minden részletet át kell gondolni. Ne hagyatkozzon a helyszíni tájékozódásra. Mindenre készen kell állnia. Ehhez több tervet kell kidolgoznia az események fejlesztésére.

Minden előkészítés két szakaszra osztható - információs és szervezési.

Információs szakasz

A találkozó megtervezése előtt a lehető legtöbb információt össze kell gyűjtenie potenciális ügyfeléről.

Először, információkat gyűjthet leendő beszélgetőtársa tevékenységi területéről. Olvasson több szakirodalmat, próbáljon meg emlékezni a lehető legtöbb olyan konkrét kifejezésre, amely hasznos lehet a beszélgetés során.

Másodszor, keresse fel az ügyfél által képviselt szervezet weboldalát, és ismerkedjen meg annak tartalmával. Tanulmányozza a vezetői csapatot, és elemezze az összes rendelkezésre álló információt.

Harmadik, érdeklődjön a versenytársak tevékenysége, illetve lehetséges ajánlatai iránt. Ennek köszönhetően Ön kedvezőbb együttműködési feltételeket tud majd ajánlani beszélgetőpartnerének.

Negyedik, alaposan tanulmányozza át az Ön által kínált terméket. Minden részletet ismernie kell az ügyfeleknek kínált termékekről vagy szolgáltatásokról. Ha nem tudja megfelelően bemutatni termékét a soron következő tárgyalásokon, akkor nem valószínű, hogy bárki is szeretne foglalkozni egy ilyen tapasztalatlan alkalmazottal.

Szervezési szakasz

Ebben a szakaszban el kell kezdenie a közelgő találkozó megszervezését. Először hozzá kell rendelnie.

Ehhez hívja fel potenciális ügyfelét, és derítse ki, hol, mikor és mikor lesz kényelmes, hogy találkozzon Önnel. Állítson be konkrét dátumokat. A találkozó megbeszélésekor vegye figyelembe a beszélgetőpartner kívánságait.

Nézzünk példákat a találkozási helyszínekre.

Ügyfél területe	Ez leggyakrabban az ügyfél irodája. Fel lehet készülni egy ilyen találkozóra, de leggyakrabban a körülményeknek megfelelően kell cselekedni
A te területed	Ez lehet személyes iroda vagy tárgyaló. Ne foglaljon időpontot olyan helyiségben, ahol sok a kíváncsi tekintet, és elterelheti a figyelmét. Semmi esetre se kezdjen tárgyalásokat a folyosókon vagy útközben valahova
Semleges terület	Ez lehet egy bérelt konferenciaterem, vagy extrém esetben egy csendes kávézó. Soha ne tarts találkozót étteremben. Önt és az ügyfelet el kell terelnie az ételtől, és várnia kell, míg valaki megrágja az ételt. Az étkezést tartsa elkülönítve az üzleti megbeszélésektől.

Minden találkozóhelynek csendesnek és zsúfoltnak kell lennie.

Miután az ügyfél elfogadta a találkozó ajánlatát, alaposan fel kell készülni rá. Gondolja át, milyen kütyükre és bemutató anyagokra lesz szüksége.

Veled kell lennie:

• Egy naplót vagy üzleti jegyzetfüzetet, amelybe olyan információkat ír le, amelyeket fontosnak tart;
• Névjegykártyák – legyen értelmes, de ugyanakkor tömör;
• Fogantyú;
• Üres papírlapok (ha a találkozóra kávézóban kerül sor, és az ügyfélnek nincs kéznél naplója);
• Üres szerződések, kérdőívek vagy megrendelőlapok (ha a megfelelő találkozót szervezi meg, és az ügyfél azonnal megállapodást szeretne kötni);
• Prospektusok - az ügyfelet vizuális információkkal kell bemutatni, és nem az ujjakon lévő termékekről kell beszélni.

A tárgyalásokhoz szükséges attribútumok előkészítése után fel kell készülnie. Ahogy a közmondás mondja: „Örülsz a ruháddal...”, így a megjelenésed is kulcsszerepet játszhat.

Amikor találkozóra megy, a következőket kell tennie:

1. Keressen üzleti ruhákat a ruhatárában. Ez lehet öltöny + ing + nyakkendő. Vagy öltöny és garbó. A nők viselhetnek szoknyát és blúzt vagy nadrágkosztümöt. Ezekben a ruhákban jól kell éreznie magát.
2. Kerülje az extravagáns, ultramodern és provokatív ruhákat.
3. Tegye rendbe a kezét és a haját. A női smink nem lehet fényes és provokatív.
4. Ügyeljen a cipőjére, és szükség esetén tisztítsa meg.
5. Kerülje a híres márkák olcsó kiegészítőit és hamisítványait. Sok gazdag ember egy pillantással megkülönbözteti az olcsó kínai hamis órákat, öngyújtókat és egyéb kiegészítőket az eredetitől. Ha nem engedheti meg magának a drága márkás cikkeket, akkor jobb, ha teljesen lemond róluk.

Lépésről lépésre szóló utasítások vagy értekezlet-szkript

Önnek, mint akarónak meg kell értenie, hogy a felkészülés önmagában nem elég a sikeres tárgyalásokhoz. Ismernie kell a találkozó protokollját és az alapvető üzleti etikettet.

Összeállítottunk Önnek egy cselekvési algoritmust, amelynek köszönhetően az első találkozó az ügyféllel a legmagasabb szinten zajlik, és a legjobb benyomások maradnak Önről, mint szakemberről.

1. Lépjen be az irodába. Ha egy ügyféllel találkozik az irodájában, és érkezését jelentették, kopogtatással lépjen be az irodába. Nem kell engedélyt kérnie az újbóli bejelentkezéshez.
2. Ha a találkozó semleges területen zajlik, akkor a megbeszélt időpont előtt 5-10 perccel kell megérkeznie.
3. Köszöntsd az ügyfelet. Köszönjön a vezeték- és keresztnevével.

• Az ügyfél telephelyén az ügyfélnek kell elsőként kezet nyújtania köszöntésre. Ha ezt nem tette meg, akkor a kézfogás nem következik be.
• A te területeden köteles először kezet nyújtani.
• Egy kávézóban a férfiak kezet nyújtanak a nőknek, az idősebbek a fiatalabbaknak.

1. Névjegykártyák cseréje. A névjegykártyát személyesen kell átadni. Ha az ügyfél felajánlja a névjegykártyáját, akkor azt fel kell olvasni. Nem teheted zsebre anélkül, hogy meg ne néznéd és nem ismerkednél meg vele.
2. Ülj le a székre. Ha a tárgyalások az ügyfél irodájában zajlanak, akkor várja meg, amíg felajánlják, hogy üljön le. Ha nem kap ajánlatot, kérdezze meg, hol ülhet le. Ha a találkozó semleges területen zajlik, akkor nem kell várni a meghívásra, hogy elfoglalják az elnököt.
3. Indítson el egy beszélgetést. Elvont témákkal kell tárgyalásokat kezdeni. A legjobb, ha bókot adsz az ügyfél cégének. Csak neki kell őszintének lennie. Ne érintsen vallással, politikával vagy sporttal kapcsolatos témákat. Az időjárással és az iroda gyönyörű belső terével kapcsolatos banális témáktól is jobb tartózkodni.
4. Miután általános témákról beszélt, lépjen tovább az előadásra helyzeti kérdések. Kezdje el figyelmesen megkérdezni őket, „tesztelni a vizeket”.
5. Akkor térj át a komolyabbakra problémás kérdéseketés javasoljon módokat az azonosított problémák megoldására. Készítsen rövid előrejelzést a jövőbeli együttműködésről.
6. Ha az ügyfél akarja, megteheti együttműködési megállapodást írjon alá. De ne ragaszkodj hozzá. Nagyon gyakran az embernek „megemészteni” kell a kapott információkat.
7. Jobb, ha a találkozót a következő találkozó dátumának és időpontjának megegyezésével fejezi be. Még ha kiderül is, hogy az ügyfelet nem érdekli, akkor is kérje meg, hogy találkozzon újra.
8. Mondjon búcsút beszélgetőpartnerének, köszönöm az idejét, és hagyja el a szobát.
9. A tárgyalások után Írd le a naplódba a találkozás legfontosabb pillanatait, részleteit.

Vannak helyzetek, amikor egy találkozót a legmagasabb szinten készítenek elő és szerveznek meg, és minden remekül megy, de egy ponton történik valami, és az ügyfél visszahúzódik önmagába. Ezt követően a tárgyalások nem tekinthetők sikeresnek.

Valószínűleg valami hiba történt, ami döntő szerepet játszott.

Az ilyen forgatókönyv kialakulásának lehetőségének kiküszöbölése érdekében javasoljuk, hogy ismerkedjen meg a következő ajánlásokkal, és mindig tartsa be azokat:

1. Kapcsolja ki a mobiltelefonját. A hívások minden lehetséges módon elvonják a figyelmét, és ha úgy dönt, hogy a tárgyalások közepén felveszi a telefont, akkor tiszteletlenséget fog tanúsítani beszélgetőpartnere iránt.
2. Ne próbáljon meg dohányozni.
3. Ha az ügyfél teát, kávét vagy vizet kínál Önnek, válasszon vizet. A kávékérés után további kérdéseket kap (például hány kanál cukrot tegyen bele, vagy milyen kávét preferál). Elvonják a figyelmét, és értékes időt vesznek el.
4. Nézz közvetlenül beszélgetőpartnered szemébe. Szemkontaktust kell teremtenie.
5. A tárgyalások során rendszeresen készítsen feljegyzéseket és jegyzeteket.
6. Ne sárgulj vagy sárgulj. Viselkedj méltóságteljesen; az ügyfél csak így fog egyenrangú félként kezelni.
7. Tudassa az ügyféllel, hogy tiszteletben tartja beszélgetőpartnere véleményét, és készen áll megvédeni az érdekeit.

Következtetés

Az első találkozás komoly és fontos állomás a hosszú távú együttműködés felé vezető úton. Gyakran ő dönti el a további üzleti kapcsolatok sorsát. Ezért egy ilyen találkozó szervezője nehéz feladat előtt áll - a soron következő tárgyalások legmagasabb szintű előkészítése, megszervezése és lebonyolítása.

Melyik lány ne szeretne egy tökéletes első randit egy pasival? A találkozás időpontja és helye meg van határozva, és rögtön felmerül a sok kérdés: hogyan készülj fel, mit vegyek fel, engedjek neki egy puszit az első randin? A szorongás természetes, mert a választotttal való jövőbeni kapcsolat nagymértékben függ attól, hogyan zajlik a találkozás.

Általában az első randevú segít a férfinak eldönteni, hogy tetszik-e neki egy nő, akarja-e az események alakulását, vagy a romantika véget ér, mielőtt elkezdődne. Sok trükk van minden nő fegyvertárában. A megfelelő megközelítéssel és bölcs élethelyzettel bármely fiatal hölgy szexi és ellenállhatatlan szépséggé változhat, ragyogó belső fénnyel és elbűvölő mosollyal. Fontos, hogy ne vigye túlzásba a "speciális effektusokkal", nehogy elidegenítse az úriembert, és ne keltsen rossz benyomást magáról.

Nézd 100+!

Hagyd a férfit, hogy döntse el, hova menjen az első randevúra, és válassza ki magának a megfelelő ruhatárat, sminkeljen gyönyörűen, és figyeljen a hajára. Egy nőnek gyengédnek és természetesnek kell lennie. Hagyja, hogy megjelenése hangsúlyozza a természetes szépséget, és elfedje az apróbb hibákat.

Ideális hely az első randevúkhoz, legyen az étterem vagy mozi, lehetővé teszi, hogy egy nő kényelmesen és nyugodtan érezze magát. Csak akkor tud megnyílni, és a legjobban néz ki, ha egy lány magabiztos önmagában.

Íme néhány tipp azoknak a fiatal hölgyeknek, akik első randevúra mennek egy pasival:

• alaposan gondolja át, mit vegyen fel az első randevún: az öltözék nem korlátozhatja a mozgást, és nem lehet provokatív (ideális esetben, ha a ruházat megfelel a helyzetnek és a helynek, ahová a lányt meghívták);
• mondjon le olyan dolgokról, amelyek kényelmetlenséget okozhatnak; nem kell miniszoknyát vagy nagyon magas sarkú cipőt viselnie;
• Ha a tökéletes helyre hívnak meg egy első randevúra, akkor lenyűgözően szeretnél kinézni. Ha tehát étterembe mész, egészítsd ki a koktélruhádat egy kis finom díszítéssel, ha pedig arra számítasz, hogy kimennél a városból piknikezni, válassz egy meleg, kényelmes pulóvert, ami árnyékolja a szemed. Bölcsen használjon kiegészítőket, dekorációkat, gardrób részleteket – ne vigye túlzásba, nehogy karácsonyfának tűnjön!
• amikor megoldódik a kérdés, hogy mit vegyek fel az első randin, ideje elgondolkodni a sminken: ne legyen fülbemászó és dacos, ha nem akarsz elriasztani egy férfit, és egy szeles szépség benyomását kelteni magadban, kész minden elhaladó férfi képviselőhöz rohanni;
• mentsd el egy szexi csábítónő képét későbbre, hadd emlékezzen az első randevúra két szerelmes szív ártatlan románca;
• ugyanakkor érdemes a fehérneműn is gondolkodni: legyen kényelmes és minőségi, jobb a harisnyakötőt, a fodrot és a túlzott csipkét megtagadni (senki sem tudja megjósolni, hogyan végződik egy gyengéd csók az első randin, esetleg a lány nem fogja megtagadni egy srác látogatását egy csésze kávé mellett - teljesen felkészültnek kell lennie);
• válassz egy enyhén édes virágillatot. Fontos, hogy az illat összhangban legyen a választott képpel, és általában kellemes és friss legyen;
• a parfümöt nem kell márkajelzéssel ellátni (kevés férfi képes megkülönböztetni a Chanelt a Diortól);
• nem szabad megfeledkeznünk a kezekről sem: ápolt, friss manikűrrel különös figyelmet keltenek a hímek, ezért érdemes plusz másfél órát szánni a szépségszalonba (tipp: add fel a gondolatot, a körmök túlságosan igényes festése vagy harci szín alkalmazása a rendkívül hosszú műanyag, természetellenes karmokra);
• a frizura megválasztása közvetlenül attól függ, hogy a férfi hogyan döntötte el azt a kérdést, hogy hova menjen az első randevún: jobb, ha nem készít összetett frizurát, ha a szabadba megy, színházba pedig erősen egymásra rakott tincsekkel. alkalmas;
• elegáns, magas frizura, finom, világos fürtök, amelyek különleges varázst adnak a lánynak, az arc nemes vonásait hangsúlyozó egyenes tincsek a legalkalmasabbak egy romantikus találkozáshoz, de a sok fonat bonyolult mintája, a frufru grafikus vágása vagy a radikális hátfésülési lehetőségek félreérthetően észlelhető.

A találkozás helyének és időpontjának megfelelő természetes és harmonikus megjelenés az első randira készülő lány fő feladata. Egy bölcs nő minden részletet átgondol, hogy ne hagyja ki a lehetőséget, és elnyerje választottja szívét.

Hogyan válasszunk cselekvési irányt?

Nagyon fontos, hogy jól nézz ki egy pasival való találkozáskor, de még csak nem is ez lesz a döntő tényező. Ha egy lány azt akarja, hogy egy kapcsolat működjön, és hogy újra megtörténjen egy találkozó egy férfival, akkor figyelnie kell, hogyan viselkedik és mit csinál.

Fókuszáljon az ő érdekeire

Ha őszinte érdeklődést mutat a hobbija iránt, egy férfi biztosan értékelni fogja. Olyan embert választ élettársának, aki megosztja értékeit és törekvéseit, akivel érdekes lesz kommunikálni az őt érdeklő témákról.

Az őszinteség a siker kulcsa

A fiatalok könnyen felismerik a nőktől származó hazugságokat és őszintétlenséget. Bármennyire is próbálja a lány leplezni valódi indítékait, az igazság így vagy úgy kiderül. De az őszinteség meg lesz jutalmazva, mert minden férfi szeretne megbízni és megérteni, megfeledkezni a maszkokról és az intrikákról.

A véleménynyilvánítás a helyes dolog

Néhány szűk látókörű fiatal hölgy biztos abban, hogy ha azt szeretné, hogy az első randevún csók történjen, mindenben meg kell egyeznie a fiatalemberrel. De ez nem igaz! Hogyan lehet érdekes egy társ, aki nem nyilvánítja ki a saját véleményét? A beszélgetés elkeserítővé válik, és a nő azt a benyomást kelti, hogy hülye.

Viccelj az egészségedért

Egy vidám, gondtalan társ megörvendezteti úriemberét, és határozottan feldobja a hangulatát. Kerülni kell a viccelődést és a gúny határán álló vicceket. A férfiak fájdalmasan reagálnak a kritikákra, így ha horzsolást hallanak, valószínűleg nem akarják folytatni a kapcsolatot.

Légy önmagad

Rajtad múlik, hogy egy férfi kit szeret, téged vagy egy távoli képzetet. Jobb, ha már az első találkozáskor a megszokott, kényelmes megjelenésben és lelkiállapotban jelenik meg választottja előtt. Így nem fogja megtéveszteni a fiatalembert, és a jövőben sem fog csalódni.

Mit ne csinálj?

Férfival való találkozáskor fontos, hogy ne kövess el olyan hülye hibákat, amelyek elriaszthatják és tönkretehetik a további ismeretséget:

• nem kell másokat kritizálnod, így elmúlik egy rosszkedvű, kellemetlen nő;
• ne szakítsa félbe a férfit és legyen túl aktív, hagyja, hogy nagyobb befolyást gyakoroljon az események alakulására;
• felejtsd el a túlzásokat: visszataszító látvány az a lány, aki sok alkoholt iszik vagy túlevett az első intim találkozáskor;
• ne osszanak meg közös családi életre és közös gyerekekre vonatkozó terveket;
• próbálj meg ne ess túlzásokba viselkedésben és szavakban, jobb, ha lágy és gyengéd maradsz.

Az eligazítás szép szó. Oroszul vannak világosabb és ismerősebb analógok: eligazítás, interjú, bevezető.

Általában közvetlenül a szerződés megkötése után következik az eligazítás, amely alapján Ön a projekten fog dolgozni. És megelőzi a csomagolás, a reklámkampány vagy a kommunikációs stratégia fejlesztésének első szakaszát - a kutatást.

Ez egy nagyon fontos lépés minden projektben. És nem csak azért, mert most először mutatod be, mire vagy képes. Hanem azért is, mert az egész csapat munkájának végeredménye a kapott elsődleges információk mennyiségétől függ.

Felkészülés a találkozóra

Először is, Önnek és ügyfele csapatvezetőjének jól fel kell készülnie a sikeres eligazításra.

Ügyeljen arra, hogy az eligazítás előtt készítsen egy listát a megbeszélendő kérdésekről. Meg kell egyeznie a következőkben:

• eligazítás helyszíne
• aki jelen lesz
• megfontolandó kérdések listája
• hozzávetőleges idő a teljes eligazításra és az egyes kérdések megvitatására
• szükséges felszerelést

Fontos előre átgondolni, hogy kik lesznek jelen a találkozón. A találkozón szükségszerűen részt kell venniük a projekttel kapcsolatos kulcsfontosságú döntéseket hozó személyeknek. Ez lehet a cég igazgatója vagy valamelyik alelnöke. Egy marketing igazgató bőven elég. Ha ez a szakember hozzáértő, és a menedzser bízik benne, hogy meghozza a kulcsfontosságú döntéseket a tervezéssel, a szövegekkel, a stratégiával és a promóció egészének jövőképével kapcsolatban. Bölcs dolog lenne előre meghatározni azokat a kérdéseket, amelyekre az első vezetőnek közvetlenül kell válaszolnia. Így először a legfontosabb dolgokat lehet majd megbeszélni, a főnök késlekedése nélkül. Ezután lazábban folytassa a kommunikációt más témákról.

Az ideális ügyfélcsapat azok az emberek, akik meghozzák a végső döntést a projekttel kapcsolatban, mind az ötletek, a stratégia, mind a költségvetés tekintetében.

Ha nincsenek ilyen emberek az ülésen, ez legalább komoly ok arra, hogy kérdést tegyen fel a projektben való további jelenlétükről, vagy legfeljebb a találkozó elutasítását.

Gyakran adódnak olyan helyzetek, amikor a márkacsapat tájékoztatja az ügynökséget, és a megbízást nem egyeztetik a felső vezetéssel - ez hülye helyzetekhez vezet a végső prezentációnál, amikor a marketingigazgató nem vásárol ötleteket és stratégiát, mert látja a saját cégének tájékoztatóját. először.

Ennek nem kell a cég tulajdonosának lennie, sok múlik az ügyfél belső felépítésén. Ha a márkacsapat elegendő belső felhatalmazással rendelkezik egy ügynökség vagy ötletek és stratégiák kiválasztásához, akkor nincs szükség a csúcsra.

Készítse fel az ügyfelet

Célszerű előzetesen elküldeni a kérdések listáját az ügyfélnek felülvizsgálatra. És kérje meg, hogy készítse elő a munkához szükséges anyagokat. Ezek lehetnek táblázatok indikátorokkal, grafikonokkal, illusztrációkkal és hasonlókkal.

Miért fontos? Gyakran előfordul, hogy az ügyfél nem készül fel a megbeszélésre, és a kérdések megbeszélése közben elkezd emlékezni néhány számra, gyakran elzavarodik, különböző mappákban vagy akár irodákban heverő anyagokhoz fordul. Ennek eredményeként szinte az egész megbeszélést azzal tölti, hogy „napközben” e-mailben leírja, mit vár el az ügyféltől.

Ne próbálja szabványosítani alsónadrágját. Minden tájékoztatónak tartalmaznia kell egy speciális, a projekt témájának és célkitűzéseinek megfelelő válogatást. És nem egy 40-50 tételből álló lista, amely minden esetben közös. Ha az ügyfél egy építőipari cég, és Ön márkát és reklámkampányt fejleszt, ez a kérdések egyike lesz. Ha az ügyfél egy kávézó, és csak céges arculatra van szüksége, akkor ez egy másik kérdéslista lesz.

Ne feledje, soha ne kérje meg az ügyfelet, hogy töltsön ki semmilyen hivatalos adatlapot egy projekthez, különösen egyedül. Elvileg a projekt indításának szakaszában az internetes vagy telefonos kommunikációt a minimálisra kell csökkenteni. Maximalizálja a személyes találkozókat és az élő kommunikációt. Az ügyfél soha nem lesz képes arra, hogy időt találjon a kérdőívek gondos kitöltésére. És még akkor is, ha haladó marketingigazgatóval dolgozik együtt, tudnia kell, hogy csak Ön érti jól azokat a kérdéseket, amelyekre választ kér. Fontos, hogy az Ön részéről kulcsfontosságú szakértők jelen legyenek az üléseken. Ha ez nem történik meg, előfordulhat, hogy a gyakorlatban még egyszer sem találkozik halott telefonhívással, vagy nem teszi fel időben a megfelelő kérdéseket.

A találkozón

A találkozót hangrögzítővel rögzítheti. Ez kényelmes, ha az eligazítás során élő kommunikációt alakít ki, és sok részletet megbeszél. Ilyen helyzetben nehéz lesz jegyzetelni. Hasznosabb lenne a beszélgetést hangrögzítővel rögzíteni, majd jegyzetelni. Csak előzetesen figyelmeztesse az ügyfelet erre, és gondoskodjon arról, hogy a felvétel ne kerüljön harmadik kézbe, és csak az aktuális projekt céljaira kerüljön felhasználásra.

Ideális esetben az ügyfél egy speciális prezentációt készített Önnek a találkozóra. És további anyagokkal kísérte.

Mit kell mondania az ügyfélnek?Általában egy szóbeli vagy írásbeli eligazítás több általános pontot tartalmaz:

• Rövid információ az ügyfél cégének egészéről: történelem, főbb elvek, eredmények.
• Információk a termékről/márkáról: mi az, mennyibe kerül, hol értékesítik, főbb előnyei, márka imázsa (általában itt jelennek meg a vizuális anyagok, a korábbi reklámkampányok), hogyan érzékelik most a fogyasztók.
• Versenytárs/kategória információ. Általában felsorolják a fő versenytársakat, márkáikat (reklámpéldák nélkül), a főbb előnyöket, a kategória jellemzőit (növekedés vagy csökkenés, fő fogyasztói trendek).
• Információk a célközönségről. Általános szabály, hogy ezen a ponton az ügyfél minimális tudással vagy csak azzal rendelkezik, ami vásárlóerő szempontjából jellemzi a közönséget (életkor, jövedelem, gyermekszám). Néha rövid érzelmi leírást adnak az emberekről (szokások, hobbik, jellemvonások), de általában ezek mind általános szavak, és ebből semmi hasznosat nem lehet kivonni.
• Ügynökség küldetése, költségvetések, határidők. Itt leírják, hogy pontosan mit kell fejlesztenie az ügynökségnek, milyen időkeretben és milyen költségvetéssel rendelkezik erre a cég.

Hozzáadhatja a javasolt listát:

• Egy cég vagy szervezet küldetésének elemzése
• Pozícionálás
• A vállalat és a márka kívánt állapotának meghatározása (minőségek, vállalati életciklus, versenyelőnyök)
• Mérhető márkaparaméterek (KPI) megfogalmazása (különleges ügyféligények figyelembevételével)
• Az értékesítési csatorna (tényleges és cél) meghatározása, amikor reklámról van szó
• Megrendelőkből, résztvevőkből és előadókból álló csapat meghatározása (munkacsoport kialakítása)
• A rendelkezésre álló erőforrások elemzése (pénzügyi, emberi, szellemi stb.)
• Fontos feltételek vagy korlátozó tényezők azonosítása (beleértve a költségvetést)

Általában próbálja meg a legtöbbet kihozni az ügyfélből. Az első pillantásra a legjelentéktelenebb apróságok is a megoldások kulcsává válhatnak. És a lehető legtöbb információ segít abban, hogy támogatást találjon ötletei védelmében.

Counter rövid

Az eligazítás történhet egy vagy két ülésben. És még több is. Ha az első alkalommal helyesen szervezi, az ügyfél garantáltan sok olyan információval látja el Önt, amelyet nem tud gyorsan elsajátítani és elemezni.

Valószínűleg a találkozó után kommunikálnia kell a vállalaton belül. És valószínűleg megvan a saját elképzelése a feladatról. Ezzel másodszor is felkeresheti az ügyfelet, hogy jobban megértse a felmerült problémákat.

Íme egy eset a gyakorlatból. Az egyik legnagyobb regionális fejlesztési társaság külvárosi ingatlanfejlesztési projektjével kapcsolatos első megbeszélésen általános kérdések kerültek megvitatásra: a lakóegyüttes promóciós stratégiájának jövőképe, a kommunikációs stratégiai projekt ütemezése és költségvetése, a hosszú távú reklámkampány stílusa.

A megrendelő projektjének egyedi eladási ajánlatát a következőképpen azonosította: komfort kategóriás ingatlan környezetbarát környezetben. Figyelembe vettük ezeket az információkat, számos pontosítást és nagy mennyiségű további információt kértünk és kaptunk.

A munkacsoporton belüli megbeszélés során számos kérdés merült fel bennünk a „komfort kategóriás ingatlan környezetbarát területen” üzenet érvényességével kapcsolatban termékünkkel kapcsolatban: mi az, hogy a mi esetünkben a komfort osztály? a termék milyen tulajdonságai erősítik meg; mennyire helyénvaló a komfort osztályú projektként való pozicionálás a márka vizuális koncepciójában.

Voltak vakfoltok a projektünk képén. Nagyok. Ugyanis számos ellentmondás nem tette lehetővé, hogy a szinte minden tekintetben szerény projektet komfortosztálynak nevezzük.

És megfogalmaztunk egy sor új kérdést, hogy azonosítsuk az eredeti tájékoztató hiányosságait. És kértek egy második találkozót az ügyféllel, hogy tisztázzák a feladatokat és kijavítsák a bevezető információkat.

Az ügyfél nagyon pozitívan reagált erre a javaslatra, és a találkozó megtörtént. Ennek eredményeként meglehetősen gyorsan kissé módosítottuk a pozicionálást és véglegesítettük a termék tartalmát.

Természetesen minden olyan kérdést, amit távolról szeretnénk megbeszélni előre, még a találkozó előtt megbeszéltünk. És kiderült, hogy mire a második eligazítást megtartották, a vásárló marketingeseinek a termékről alkotott ismerete is némileg megváltozott. Az általunk feltett kérdések pedig befolyásolták a projekt tartalmát, és az ellentmondások megszűntek.

És itt nem az a fontos, hogy pontosan miről esett szó, vagy hogy mik voltak a termék problémái. Fontos megérteni, hogy minden előkészítő munka, és még inkább a projekt információs bázisának kialakítása a legfontosabb szakasz, amely aktív interakciót igényel.

Pontosan így kell lennie. Az első eligazítás után alaposan mérlegeli a problémát, és javaslatokat tesz a módosításokra.

Ez az eljárás megóvja Önt attól a kockázattól, hogy kezdetben elégtelen vagy helytelen bemeneti adatokkal, vagy nyilvánvalóan tarthatatlan hipotézissel dolgozzon egy projekten. Ezt a mulasztást pedig sok tapasztalatlan menedzser és marketinges teljesen klasszikus hibájának nevezhetjük.

Eszköz azoknak, akiknek nehézségeik vannak a tárgyalásokkal

Jim Kemp könyve, a First Say No, minden alkalmazotti képzési tervben szerepel. Segít elmerülni beszélgetőpartnere világában, és segít neki a helyes döntés meghozatalában.

De az elmélet önmagában nem elég, gyakorlatra van szükség. Ha azt látom, hogy egy alkalmazott nem tud felkészülni egy megbeszélésre, azt javaslom, hogy minden ügyféllel való találkozás előtt töltsön ki több hétre szóló találkozókártyát, vagy hívjon fel egy kollégát.

Mi az a tárgyalási kártya

Nyikolaj Toverovszkij blogjából értesültem először a tárgyalási kártyáról. Ez egy olyan eszköz, amely segít felkészülni a tárgyalásokra és gyakorolni készségeit. A kártyát bármilyen kényelmes formában kitöltheti: tollal a jegyzettömbben, jegyzetekben számítógépen vagy Google űrlapon. A lényeg az, hogy átgondoltan csináld.

A kártya felhasználható ügyféltalálkozóra, személyes tervezési megbeszélésekre, kollégákkal való megbeszélésekre és egyéb tárgyalásokra való felkészülésre. A felkészülés során egy személy megfogalmazza a küldetést, meghatározza a költségvetést és a poggyászt, elkészíti a beszélgetési tervet és leírja a tárgyalások kívánt eredményét. Ennek eredményeként a tárgyalások világosabbak és hatékonyabbak minden résztvevő számára.

Idővel megszűnik a tárgyalási kártya iránti igény. Ez akkor történik, amikor az emberben kialakul a szokása, hogy felkészüljön a találkozókra, és a terv szerint haladnak.

Tárgyalási küldetés

A küldetés iránymutató a tárgyalásokon. Segít meggyőzni beszélgetőpartnerét, hogy az Ön segítségével az élete jobb lesz. A nehéz tárgyalások során egy küldetés segít megszabadulni a félelmektől és a helyes úton maradni.

Ha azt látom, hogy a vita hirtelen elcsendesedik, de maga a találkozó lomhán folytatódik, akkor ez egy harangszó, hogy a résztvevőknek nincs küldetésük, vagy nem értik teljesen. Emiatt nem teljesen értik, miért vannak itt, mit akarnak üzenni egymásnak és milyen döntéseket hozzanak.

A küldetés meghatározásához meg kell értenie, hogy milyen előnyökkel jár a beszélgetőpartner számára, majd segítsen neki meglátni ezt az előnyt. Például „segíteni a beszélgetőtársamnak, hogy lássa, mennyire vagyok hasznos neki” elég nagy küldetés, bár elvont küldetés. De jobb persze a küldetést minél konkrétabban megfogalmazni.

Beszéljen az operatív terv fontosságáról egy kapcsolattartó központ munkájában

Segít átlátni a kockázatokat, ha senki sem ellenőrzi az operatív terv végrehajtását

Fontos, hogy a küldetés ne csak a bemutatót szolgálja, hanem szükséges eszköznek is tekintsék. Ellenkező esetben a tárgyaló nem követi.

Poggyász

Poggyásznak minősül minden olyan körülmény, amely megakadályozhatja abban, hogy teljesítse azt, amiben megállapodott. Például megegyezik egy kollégájával egy projekt ütemezésében. Tudja, hogy a projekt közepén egy kulcsfontosságú szakember nyaralni megy, és fennáll annak a veszélye, hogy nem teljesíti időben a projektet. A tárgyalások legelején tájékoztatnia kell erről beszélgetőpartnerét, hogy ne legyen félreértés.

A poggyász megtalálásához fontolja meg, hogy milyen feltételek tűnnek kérdésesnek, és hol merülhetnek fel nehézségek. Például: „Fél a félelem, hogy nem fogunk megbirkózni a feladattal, mert ezt még nem csináltuk.” Írd le egy kártyára, és ne felejtsd el megbeszélni.

Valahogy be fogok szorítani egy új projektet az ütemtervembe.

Csak heti öt órát tudok egy új projektnek szentelni. ez elég? Ha nem, akkor találjunk ki valamit.

Fontos, hogy poggyászát őszintén tartsa. Az Ön feladata, hogy a projektek és feladatok megbeszélése során közvetítse a résztvevők számára a lehetséges kockázatokat és minimalizálja a félreértéseket.

Költségvetés: idő, energia, pénz és érzelmek

A tárgyalási költségvetés az, hogy mennyi időt, energiát, pénzt és érzelmet tud rá költeni. A költségvetés elköltéséig józanul felmérheti a helyzetet és irányíthatja a tárgyalásokat.

Mennyibe kerül

20 perc egy találkozóra

Gondolja át, mennyi erőforrást hajlandó elkölteni, és ebben állapodjon meg csapatával. Ha a költségvetés kimerül, fel kell vetni ezt a kérdést, és el kell dönteni, hogy most lehet-e végleges döntést hozni, vagy több időre van szükség. Ha több időre van szükség, lehetséges-e most beosztani, vagy érdemesebb egy további találkozót ütemezni.

A kollégákkal folytatott tárgyalások során könnyen el lehet térni a fő témától, és üres beszédre pazarolni a költségvetést. Annak érdekében, hogy a tárgyalások ne pazarolják el a költségvetést, udvariasan kérje meg kollégáit, hogy térjenek vissza a témához, ha eltávolodtak tőle.

Folytasd a haszontalan beszélgetéseket

Barátaim, eltértünk a témától, és már csak 20 percünk van

A döntés, amit meg akarsz hozni

Egy írásos határozat segít emlékezni arra, hogy miért jött ezekre a tárgyalásokra. Előfordul, hogy a beszélgetőpartnerek figyelmét más, számukra fontosabbnak tűnő problémák vonják el. Emiatt könnyen elmerülnek a gondolataikban, és más témára váltanak. Ennek eredményeként nincs idejük a problémák felét megoldani.

Az eredmény eléréséhez előre fogalmazza meg a döntést, amelyet a tárgyalások végén meg szeretne hozni, és írja le egy kártyára.

Értsd meg a helyszínen

Egyezzen meg a menedzserrel egy konkrét cselekvési tervet a kapcsolati központ fejlesztésére vonatkozóan: ki mit csinál és milyen időpontig

Amiről nem beszélsz, azt nem gondolod át rendesen

Ez a Johann W. Goethe munkáiból származó aforizma mutatja legjobban annak a szakasznak a fontosságát, hogy az értékesítési vezetőt kollégáival és vezetőjével együtt felkészítsék az ügyféllel való kommunikációra.

Cikkünk arról szól, hogyan kell megfelelően felkészülni a potenciális ügyféllel való első találkozásra.

Az első találkozó előkészítési szakaszának feladatai

Az első találkozáskor az ügyfél maga határozza meg a szállítók körét, akikkel továbbra is kapcsolatba lép. Ha „elveszíti” az első találkozást, akkor valószínűleg nem lesz esélye a kapcsolat további fejlődésére. De ha jól csinálod, nagyban megnő az esély.

Az üzleti megbeszélések minőségi és teljes előkészítése érdekében legalább egy óra munkaidőt kell biztosítani egy alkalmazott számára, és 20 percet az összes többi résztvevő számára.

A potenciális ügyféllel való találkozóra való felkészülés eredményeként az Ön oldalán lévő összes résztvevőnek azonos megértéssel kell rendelkeznie a legfontosabb pontokban:

1. Történelem

• Mit tudunk erről a cégről?
• Ki a találkozó kezdeményezője?
• Az ügyféllel való kapcsolatunk melyik szakaszában tartunk?

2. Ügyfél

• Pontosan ki fogja képviselni az ügyfélcéget a találkozón?
• Miért felelősek ezek az alkalmazottak, és milyen szinten hoznak döntéseket a cégben?

3. Gólok

• Milyen célt tűzzünk ki a tárgyalások előtt?
• Milyen együttműködési időszakra számítunk ezzel az ügyféllel?
• Mi lassíthatja részünkről az együttműködés beindulását/fejlődését?

4. Forgatókönyv

• Fő forgatókönyv
• Biztonsági forgatókönyvek. Jobb előre elkészíteni több lehetőséget ("mit tegyünk, ha ...")

5. A szerepek elosztása

• Minden csapattagnak megvan a maga szerepe a csapatjátékban. Ki vagy te? Vezető, szakértő, megfigyelő, jegyzőkönyvvezető stb.
• Milyen belső információkat NEM hoz fel megbeszélésre az ügyféllel?

A menedzser szerepe az ügyféllel való találkozás előkészítésében

Vezetőként és mentorként kell működnie alkalmazottai - értékesítési vezetői - számára. A menedzser feladata az ügyféllel való találkozás előtt az értékesítési vezető felkészítése, például a következő gyakorlattal: betanítás, bemutatás, motiválás.

Vonat. Az ügyfelekkel folytatott korábbi találkozók elemzése után megbeszélheti a vezetővel, hogy milyen erősségei és gyengeségei voltak a tárgyalások lebonyolítása és a tranzakciók lebonyolítása során. Ennek eredményeként a meglévő tapasztalatok konstruktív elemzése segít az értékesítési vezetőnek abban, hogy ne lépjen ugyanarra a „gereblyére”, vagy éppen ellenkezőleg, a sikereket bevált módszerekkel konszolidálja.

Előadás. Az élénk képek és példák mindig jobban működnek, mint a beszélgetések. Használjon minden rendelkezésre álló eszközt a találkozóra való felkészüléshez - rajzoljon diagramokat, mutassa be viselkedésében a találkozó legfontosabb szakaszait.

Motiválni. Magyarázza el e tárgyalások jelentőségét és magát az eredményt, nemcsak a vállalat egésze számára, hanem személyesen is. Vonja be az értékesítési vezetőt az Ön részvételével zajló találkozó előkészítésébe.

Mit kell ellenőrizni az ülés előtt?

Az általunk kínált ellenőrző lista lehetővé teszi a vezető üzleti találkozóra való felkészülésének legsürgetőbb kérdéseit.

1. Beszélje meg a megbeszélés napirendjét az ügyféllel. Ehhez rövid telefonhívásra vagy e-mailre lesz szükség az ügyfélnek, hogy megvitassák a következő témákat:

• Ki tervez részt venni a találkozón ügyféloldalról?
• Milyen kérdések érdeklik elsősorban az ügyfelet?
• Szüksége van egy előadásra a mi oldalunkról? És mit szeretne látni az ügyfél az előadáson?

2. Szervezési problémák megoldása az ügyféllel

• Rendeljen bérletet átjáráshoz vagy utazáshoz a belső területre
• Egyezzen meg, hogy a találkozó előtt mennyi idővel tanácsos ott lenni

3. Frissítse a találkozó céljait. Gondolja át és beszélje meg vezetőjével az elérni kívánt célokat a megbeszélés végén. Legyen egy fő cél, és 2-3 további cél, amit szintén jó lenne elérni. Írja le ezeket a célokat, majd ellenőrizni fogja, hogy teljesültek-e.

4. Gondoljon a kliensnek szóló bókokra. Segítenek, valamint csillapítják a „felhevült” helyzetet a beszélgetés során, ha a helyzet úgy kívánja.

5. Gondolja át a kliensnek feltett kérdéseket. Készítsen elő és írjon le előre 5-7 kérdést a lehetséges ügyfélproblémákkal kapcsolatban. Érdemes megemlíteni, hogy a tapasztalt értékesítési vezetők kedvenc kérdések széles arzenáljával rendelkeznek. Íme néhány példa az ilyen kérdésekre:

• Mi a legfontosabb számodra ebben a kérdésben? Miért olyan fontos ez neked?
• Próbáltad már saját magad megoldani ezt a problémát? Miért döntött úgy, hogy külső céghez fordul segítségért?
• Miért most kezdett el ezzel a feladattal foglalkozni? mi volt az oka?
• Miért fordult hozzánk ezzel a feladattal?
• Vannak olyan egyéb körülmények, amelyek befolyásolhatják megállapodásunkat?
• Milyen alternatívái vannak? Melyik kollégánkkal (versenyzőnkkel) vette fel a kapcsolatot?

6. Készítsünk egy listát a lehetséges nehézségekről. Fogalmazzon meg és írjon le 3-5 lehetséges akadályt a klienssel való együttműködés előtt. Példák a mi oldalunkon lévő problémákra:

• Valószínűleg nem tudjuk gyorsan felvállalni a projekt megvalósítását, mivel kapacitásaink teltek
• Az ügyfél azt gondolhatja, hogy nincs tapasztalatunk hasonló projektek megvalósításában
• Kínálatunk az egyik legdrágább a piacon

Ahogy valószínűleg sejtette, ha előre megérti a lehetséges akadályokat, akkor elgondolkodhat azok megoldásán. Mire találkozik ügyfelével, választ kell kapnia ezekre a kifogásokra.

7. Prezentációs anyagok készítése

• Mit vigyek magammal az ügyféllel való találkozóra?
• Mit fogok demonstrálni?
• Mi lesz az ügyfél a találkozó után?

8. Készítse elő az összes szükséges tartozékot és dokumentumot. Névjegykártyák, dokumentum az ügyfél területére való belépéshez, notebook, laptop töltővel, térkép, nyomtatott anyagok, márkás füzetek és ajándékok az ügyfélnek.

Következtetés

Az ügyféllel való első találkozás célja az ügylet lebonyolításának biztosítása, azaz, hogy az ügyfél megtegye felénk a következő lépést.

Nem javasoljuk, hogy elhanyagolja a potenciális ügyféllel való első találkozásra való felkészülést - túl nagy a kockázata annak, hogy értékes találkozási időt veszítenek el. Ehhez a megbeszélés minden résztvevőjének előzetesen meg kell állapodnia a legfontosabb pontokban.

Andrey Barsukov, a Clientbridge vezető tanácsadója